Boka i 4 steg

Det finns många olika vägar och förfaranden när du väl bestämt dig för att boka en konferens. Vanligen följer dock en bokningsprocedur ett återkommande mönster, och det är detta ”steg-för-steg”-förfarande vi tänkte titta lite närmare på framöver.

1. Söka

Det första steget när du ska boka är förstås att hitta rätt konferensanläggning för tillfället. Och för att göra detta så måste du först och främst ha syftet med konferensen klar. Det kräver ingen superhjärna att förstå att det är en enorm skillnad på en konferens som syftar till utbildning och lärande, och en konferens som syftar till avkoppling och upplevelser.

Visserligen finns det inget som säger att en konferens inte kan innehålla bådadera. Men poängen är helt enkelt att du först gör klart syftet med din konferens i Stockholm, är sedan börjar leta efter en passande anläggning.

Tack vare Internet har det aldrig varit enklare att hitta passande lokaler. Det finns få, om en någon, seriös konferensfacilitet, som inte har en egen hemsida. Detta har också gjort det enklare att snabbt bilda sig en uppfattning om vad konferensanläggningen kan erbjuda.

2. Lämna förfrågan

Nästa steg, när man hittar ett par intressanta kandidater, är att lämna en förfrågan. På många hemsidor finns det ett speciellt formulär man kan fylla i med viktiga uppgifter – eller så fyller man bara i sin e-post och telefonnummer och väntar på att någon ansvarig från konferensanläggningen ringer upp. Ett annat sätt är förstås att bara ringa till konferensanläggningen och starta en dialog.

Ett annat sätt, vilket är vanligt för större företag med större konferenser, är att vända sig till ett så kallat bokningsbolag. Detta är också ett bra alternativ för den som inte har tid att boka och fixa med konferensen. Det är i princip bara att beskriva sina önskemål och krav för bokningsbolaget, och sedan invänta förslag på potentiella arrangemang och konferensanläggningar.

3. Bokning/preliminärbokning

När du väl bestämt dig för en specifik konferensanläggning så är det dax att boka. Om upplägget behöver godkännas av någon annan på företaget, en chef eller kollega exempelvis, så kan man göra en så kallad preliminärbokning. Detta är helt enkelt en bokning som inte är bindande och som kan upphävas inom ett visst tidsintervall.

4. Bekräftelse av konferensbokningen

När konferensen är bokad så får man en bekräftelse på bokningen. Idag kommer bekräftelsen vanligtvis på epost, men även fax och vanlig snigelpost förekommer. Bekräftelsen ska oftast signeras och skickas tillbaka av ansvarig konferensbokare. Det ska dock påpekas att ett muntligt avtal är bindande, men det är vanligt att skriftliga avtal ligger som grund för överenskommelsen.

VI HJÄLPER DIG ATT HITTA RÄTT KONFERENSANLÄGGNING. GRATIS. SNABBT. OCH UTAN KRAV.

Letar du efter en konferensanläggning? Vill du få förslag från flera olika konferensanordnare? Ta hjälp av vår smarta offertförmedling.

Så här går det till:

1. Fyll i formuläret. 2. Ta emot förslag från Stockholms bästa konferensanläggningar.
3. Välj det förslag som passar bäst.

Företagets namn:

Typ av konferens:

Antal deltagare (cirka):

Datum för konferensen:

Beskriv uppdraget:

Kontaktuppgifter:

Namn:

Epost:

Telefon:

Comments are closed.

Powered by WordPress. Designed by WooThemes