Konferensutrustningen – checklista och tips

Om konferensen vore en kropp är konferensutrustningen kroppens syre.

Utrustningen är aldrig meningen med konferensens men behöver finnas tillgänglig för att hela konferensen ska fungera överhuvudtaget. Idag är de flesta konferenser både tids-och resurstäta vilket innebär att alla måste ”flyta på” utan avbrott och förseningar. Den som har betalt för en konferens har såklart rätt att kräva att överenskommen utrustning finns på plats och fungera felfritt.

Att exempelvis behöva lägga tid på att leta efter fler pennor, anteckningsblock eller en fungerande Overhead-projektor skapar inte bara irritation, utan kan ödelägga viktiga delar av konferensen genom onödiga förseningar.

Tjugo minuter kan exempelvis räcka för att ett mindre föredrag få stryka på foten eller att flera andra värdefulla åsikter och insikter går förlorade. Tillhör du skaran av personer som arrangerar konferenser, eller står i begrepp att arrangera en konferens, kan det vara värdefullt att få en snabb överblick på vanliga ”komponenter” i en vanlig konferensutrustning.

  • Pennor & Block
  • Ja, här talar vi faktiskt inte om touchscreens eller skrivarplattor utan om vanliga pennor och block. Detta är nämligen fortfarande doun som de flesta använder vid en konfererens.

    • Blädderblock
    • Ett blädderblock är en utmärkt hjälp vid de flesta presentationer och består av en uppsättning stora pappersark. Antingen är blädderblocket stående eller väggfast.

    • Whiteboard
    • Whiteboarden är numera en väldig vanlig del av ett mötesrum på en konferensanläggning, i princip ”obligatorisk”. Materialet kan variera, antingen glasemalj, laminat eller så kallad lackerad plåt. Kompletterande utrustning till whiteboarden är magneter och en uppsättning pennor avsedda för just whiteboard samt rengöringsmedel för whiteboarden.

    • Filmduk
    • En filmduk används exempelvis för Overhead-och filmpresentationer och ska vara anpassad efter lokalens storlek. Den får ju exempelvis inte vara så pass liten att konferensdeltagarna längst bak i rummet inte kan se ordentligt. Filmdukarna kan vara manuellt flyttbara eller automatiska.

    • Projektorer
    • Idag finns det massor av olika projektorer och projektionsteknik att välja bland. Diaprojektorer, dataprojektorer och legeringar däremellan. En av de vanligaste teknikerna på konferensanläggninar är LCD – projektorer med hög upplösning vilket ger en skarp bild. Används vid alla typ av presentationer, både vid klassiska overhead/powerpoint som vid flash och mer interaktiva presentationer.

    Comments are closed.

    Powered by WordPress. Designed by WooThemes