Lyckad konferens? Tänk på de här 5 grundläggande sakerna!

Det finns flera aspekter som leder fram till att en konferens upplevs som lyckad.

Ett intressant perspektiv är konferensanläggningens syn på saken. Man skulle kunna formulera det som såhär: vad anser konfererensanläggningarna själva vara de kritiska punkter i konferensen? Vilka är de faktorer som får konferensen att ”fungera”?

Vi frågade Amanda Johansson, som jobbar på en känd konferensanläggning och bad henne lista 5 kritiska punkter som måste fungera. Såhär svarade hon:

1. Formulera ett tydligt syfte eller mål med konferensen

Det går inte att komma fram till om en konferens varit lyckad eller inte såvida det inte finns ett väldigt tydligt syfte med konferensen. Detta övergripande syfte kan sen brytas ner i flera olika delmål. Fördelen med att formulera konferensen syfte är många: dels skapar det en tydlig fokus för de som jobbar med konferensen, dels skapar det en riktlinje för konferensens olika möten och aktiviteter. Det kan också vara bra att mäta om konferensens syfte uppfylldes eller inte. Exempelvis via en enkel enkät som deltagarna får fylla i efter konferensen.

2. Ha inte bråttom (aka Var ute i god tid)

Planering är alla lyckade konferenser moder. Att vara ute i god tid ger konferensanläggningen möjlighet att noga förbered alla önskemål och eventualiteter och skapar utrymme för en kreativ dialog mellan konferensbokaren och konferensansvariga. Motsatsen, att vara ute i sista sekund, men andan i halsen, brukar sällan leda till lyckade konferenser.

3. Specificera noga!

Som man ropar får man svar är ett gammalt ordspråk som i allra högsta grad är gäller jakten på lyckade konferenser. Rent konkret gäller det för dig som bokar konferensen att vara tydlig med förväntningar och noga specificera krav och önskemål.

4. Fråga gärna. Besök gärna.

Det uppstår alltid frågor på vägen mot en konferens, det är oundvikligt. Var därför inte rädd för att ställa dem! Om det finns tid så besök gärna konferensanläggningen, ställ frågor till personalen och de ansvariga. Ju tidigare ni kan få igång kommunikationen, desto större är sannolikheten att konferensen blir riktigt lyckad.

5. Vilka är besökarna?

Det spelar ingen roll om syftet med konferensen är kristallklart, planering klockren och specifikationerna noga utarbetade, om alla dessa aktiviteter inte bottnar i en grundläggande koll på konferensens deltagare. Det är ju ändå deltagarnas uppfattning om konferensen som kommer avgöra dess framgång – eller motgång. Därför är det viktigt att kartlägga saker som allergier och andra speciella behov och önskemål innan specifikationerna för menyer etc spikas.

Comments are closed.

Powered by WordPress. Designed by WooThemes